Важно, чтобы члены команды материально-технического обеспечения четко уяснили себе, что их главными клиентами являются участники. Работа в команде материально-технического обеспечения во время одного из подобных собраний больших групп преподносит объективный урок тонкого искусства обслуживания.
Решения относительно разработки и материально-технического обеспечения собрания всегда принимаются с учетом максимального соответствия интересам участников.
Какие бы усилия не предпринимались для обеспечения удобства работы участников, они всегда будут верными.
Воспринимайте работу в команде материально-технического обеспечения как возможность облегчить работу участников, даже если такая работа потребует от команды обеспечения чрезмерных усилий.
После того как список участников готов и приглашения на собрания разосланы, можно использовать несколько систем обеспечения.
Следует разработать различные варианты размещения участников на основе базы данных, собранных командой материально-технического обеспечения. Человек, составляющий список максимально смешанной группы, должен быть хорошо осведомлен о работе организации, иметь доступ к самой последней схеме строения организации и использовать принятые критерии при определении способа размещения участников.
Варианты применяемых систем обеспечения могут в значительной мере варьироваться в зависимости от групп, характеристик, места проведения собрания и помещения, длительности, времени года и погодных условий.
Члены команды материально-технического обеспечения отвечают за обеспечение мест парковки, пропусков, транспортных средств и присмотра за детьми, обеспечивают аварийный выход, изготавливают необходимые знаки и таблички, заказывают специальное питание и принимают во внимание потребности инвалидов.
Члены команды материально-технического обеспечения также должны сопровождать участников в изолированные комнаты для работы в малых группах и предупреждать их об ограничении времени при выполнении больших заданий.
Команда материально-технического обеспечения выполняет разные роли.
Это и тривиальные задачи (например, замена использованных маркеров или планшетов, в которых больше нет чистых листов), и задачи более высокой сложности (например, оформление пространства в отдельных комнатах таким образом, чтобы обеспечить максимальную свободу пространства). Это и механические действия (компьютерная верстка документов, отражающих стратегию изменений), и удовлетворение индивидуальных потребностей каждого участника.
Хорошая система обеспечения — это все, что лежит в пределах от «Хорошо поработали. Вы действительно постарались» до «Все пункты были продуманы.
Все прошло превосходно, и люди ощутили заботу».