«Я поняла, что приходится испытывать множество различных чувств, будучи ответственной за материально-техническое обеспечение данного процесса», — говорит Лиза Фейст, которая в течение нескольких последних лет была руководителем команды материально-технического обеспечения в фирме Corning. «Вначале вы испытываете возбуждение от того, что вам доверена важная роль. Вскоре его сменяет ощущение, что вы переполнены всей той массой проблем, которые необходимо решить.
В глубине души я знаю, что все получится, но когда вы пытаетесь определить приоритетность выполнения поставленных задач, получается довольно впечатляющий список.
Вам становится весело, когда понимаете, что следует сделать, и вы начинаете составлять списки и вычеркивать задания.
Появляется определенная доля тревожности и беспокойства по мере приближения событий, поскольку уже сомневаетесь, будут ли члены вашей команды хорошо работать вместе и как удастся совместить различные задачи.
Во время собрания вами будет владеть смешанное чувство гордости и напряжения. Гордости за всю ту работу, которую вы и ваша команда уже проделали, и напряжения от того, что где-то может обнаружиться изъян.
По окончании собрания, когда все проблемы решены, или, по крайней мере, участники не замечают того, что некоторые проблемы решены не полностью, вы оглядываете пустую комнату и со вздохом облегчения говорите себе: «Ух ты! Все закончилось!
Вот здорово!». Роль члена команды материально-технического обеспечения в процессе стратегических перемен в реальном времени во многом сходна с ролью ассистента режиссера бродвейских мюзиклов.
Его работа незаметна, если все идет по плану, но без него шоу не будет успешным.
Участники собраний в больших группах обычно не прощают ошибок в материально-техническом обеспечении.
Одну маленькую погрешность могут простить.
Но два или три промаха — и они начинают жаловаться: «В этом мероприятии участвует слишком много людей» или «Кто несет за это ответственность?
Кто-нибудь объяснит, что происходит?!» Неразбериха может быстро усиливаться, если сотни людей будут введены в заблуждение из-за ошибки сотрудника, отвечающего за материально-техническое обеспечение мероприятия.
Команда материально-технического обеспечения, возглавляемая руководителем, представляет собой группу людей, ответственных за проведение всех вспомогательных мероприятий, которые позволят обеспечить плавное течение собрания от начала и до конца.
Одна из главных ролей руководителя команды материально-технического обеспечения состоит в согласовании всего процесса общения, деятельности и распределения заданий между командами консультантов и материально-технического обеспечения. Наличие одной точки соприкосновения облегчает общение и минимизирует число конфликтных ситуаций между этими двумя группами.
Некоторые организации назначают совместных руководителей, что позволяет распределить загрузку людей до, во время и после проведения собрания.
Еще одно преимущество такого подхода двойного лидерства к организации работы команды материально-технического обеспечения состоит в том, что две головы лучше одной: появляется большее количество творческих идей, позволяющих решить множество вопросов обеспечения собрания, возникающих в процессе работы большой группы.
Количество людей, которых необходимо задействовать в работе команды материально-технического обеспечения, зависит от масштабов мероприятия и сложности программы. Тем не менее при определении оптимального количества членов команды материально-технического обеспечения следует руководствоваться общим правилом, что на каждые двадцать — сорок участников мероприятия потребуется один сотрудник, выполняющий вспомогательные функции.
Хотя работа по расстановке подставок, подбору, подсчету и раздаче документов участникам, переносу микрофонов способствует лишь созданию должного настроения, но она предоставляет людям возможность получить опыт участия в собрании, связанном со стратегическими переменами в реальном времени в своей организации, который они могли и не получить.
Например, если размер организации не позволяет вовлечь в мероприятие всех ее членов, работа в команде материально-технического обеспечения является хорошим шансом поучаствовать в нем. Хотя члены команды материально-технического обеспечения участвуют в мероприятии не постоянно, у них есть возможность почувствовать свою сопричастность. Работать в команде материально-технического обеспечения может любой сотрудник, включая внутренних консультантов, инструкторов, административный состав, технический и производственный персонал.
Однажды даже линейный руководитель, ответственный за проведение масштабного мероприятия с участием большой группы, принял участие в работе команды материально-технического обеспечения.
Другая проблема возникает, если в организации решают, что все ее сотрудники должны стать участниками собрания. Мало того, что придется определить, кого следует оставить на хозяйстве, — всю команду материально-технического обеспечения, часто во главе с руководителем, нужно будет нанимать через агентства.
Работа команды материально-технического обеспечения часто начинается с поиска подходящего помещения. Еще долгое время после того, как последний участник уйдет с собрания, команда материально-технического обеспечения будет продолжать работу по распечатке планов мероприятий и оплачиванию счетов.
В следующих разделах представлены основные сферы ответственности команды до, во время и по окончании мероприятия.