«Проект должен соответствовать мышлению команды разработчиков, — поясняет Роб де Вильд, независимый консультант из Амстердама, применявший технологию стратегических перемен в реальном времени в работе со своими клиентами. — Но проект также должен одновременно быть таким, который найдет поддержку у руководителей организации и заставит их поверить в него. Хотя проекты этих масштабных групповых мероприятий можно считать «черными ящиками», которые имеют определенные общие аспекты, такие как заседания максимально смешанных групп и открытые форумы, каждый проект является особенным, и он должен отвечать потребностям и стремлениям конкретной организации.

Обзор проекта на заседании команды разработчиков — это первый этап контроля над качеством. Для того чтобы достичь успеха, требуется постоянный пересмотр проекта в ходе фактически проводимого мероприятия».

Цель этого модуля — выполнить сфокусированную оценку проекта. Хотя некоторые руководители принимают решение о личном участии в работе команды разработчиков, необходимость сохранения баланса не допускает членства в ней всех представителей руководящих групп.

Данный модуль предоставляет всем ключевым действующим лицам, включая консультантов, возможность пересмотреть цель и подробную повестку дня своего мероприятия по осуществлению стратегических перемен в реальном времени. Процесс оценки позволяет ввести в курс дела тех, кто включился в работу заседания по ходу действия, и рассмотреть цель и повестку дня мероприятия в более широком контексте вопросов и проблем, с которыми в настоящее время сталкиваются члены организации.

Если один из членов команды разработчиков вслух зачитает формулировку цели и объяснит ее значение руководителям организации, это будет реальным доказательством ясности, достигнутой командой разработчиков. Согласно нашему опыту, наиболее эффективным является последовательное описание пунктов повестки дня — от модуля к модулю, с освещением конкретных ролей руководителей, цели каждого модуля, его соответствия предыдущему и последующему модулям, а также возможных ощущений, возникающих у участников по мере вовлечения в этот процесс.

Если слушание проекта вызывает у руководителей значительные «приступы икоты», самое время сгладить возникающие противоречия.

Для команды разработчиков очень важно прислушаться к тому, что могут сказать эти «посторонние» лица.

Группа только выиграет, приняв во внимание свежую точку зрения, особенно принадлежащую другим заинтересованным участникам.

Даже после нескольких дней заседания, непосредственно направленного на рассмотрение вопросов, размышление и составление планов, могут остаться некоторые «белые пятна» или мелкие неразрешенные проблемы. Руководители могут внести немаловажный вклад в этот процесс.

Команды разработчиков должны выслушать реакции со стороны руководителей, убедиться в том, что они являются понятными, а затем провести совместную работу по совершенствованию проекта.

Обзор проекта также дает членам команды разработчиков возможность выявить пробелы, несоответствия и другие проблемные места в проекте.

Очевидно, на этом этапе все впервые смогут спокойно проверить повестку дня от начала до конца. Сложившееся общее впечатление о повестке дня побудит руководителей или команду разработчиков к высказыванию мнений или идей, существенно отличающихся от тех, которые были заявлены ими ранее.

Гораздо лучше найти недостатки в суждениях или выявить потенциально болезненные вопросы на этом этапе, а не сталкиваться с ними уже во время общего мероприятия в присутствии нескольких сотен участников. Помните также о том, что руководители, которые не могут участвовать в обзоре проекта, должны иметь свободный доступ в зал заседания команды разработчиков в любой момент, чтобы понаблюдать за ходом работы, ответить на вопросы и внести свои предложения.

Тем не менее они не должны отвлекать всех участников от работы, завладевая вниманием присутствующих каждый раз во время своего появления.

К тому же, если команда разработчиков не закончила свою работу к моменту прихода руководителя, проведите обзор проекта в режиме «стоп-кадра», чтобы проконтролировать свое движение вперед и внести все необходимые коррективы по ходу процесса. Результаты принесут вам удовлетворение, если не пожалеете времени на то, чтобы позаботиться о качестве проведения мероприятия.

От этого события зависит слишком многое, поэтому спешка недопустима.