С учетом масштабов большинства подобных мероприятий, проводить их необходимо в специальных помещениях за пределами организации, таких как гостиница, стадион или конференц-зал. Если место проведения не соответствует требуемым стандартам, даже наиболее мотивированная группа, разрабатывающая лучший проект, столкнется с трудностями. В сфере основной ответственности команды материально-технического обеспечения лежит устранение таких проблем с самого начала.
Нельзя упускать из вида и не столь первоочередные требования, такие, как обеспечение достаточного места, вентиляции, освещения и ванных комнат, до полного окончания собрания. Следует обеспечить соответствие минимальным техническим условиям, список которых довольно внушителен.
Сюда входят размещение участников, обеспечение их транспортом и расселение. Главный зал, изолированные помещения для работы малых групп, столовая должны отвечать требованиям, которые диктуют размеры и состав группы.
Например, собрания с участием больших групп требуют высококачественного обеспечения звука.
Вероятно, собрание в рамках стратегических перемен в реальном времени отличается от любого другого мероприятия, которые проводятся в таких помещениях. Интерактивная природа собрания в сочетании с необходимостью делать перерывы и многими другими факторами выдвигает требование чрезвычайно высоких стандартов обслуживания клиентов и большей степени гибкости со стороны руководства и персонала организации, предоставляющей помещение.
Попробуйте обслужить очередь на обед, в которой стоят 400 человек, за три с половиной минуты.
(Секрет состоит в наличии дюжины отдельных точек раздачи, расположенных на достаточном расстоянии одна от другой, которые организованы по принципу самообслуживания. Каждая точка должна иметь возможность выдавать еду с обеих сторон, и необходимо иметь план закрепления участников за точками.
) Кроме того, участники, лидеры и консультанты полагаются на команду материально-технического обеспечения и ее руководителя, рассчитывая, что они будут постоянно общаться с представителями организации, предоставившей помещение, и таким образом смогут постоянно просчитывать и составлять планы относительно потенциальных материально-технических задач, которые могут возникнуть в связи с помещением для проведения собрания.
И последнее соображение: по отношению представителей организации, предоставляющей помещение, ко всем вашим ожиданиям, изложенным в самом начале переговоров, скорее всего, можно судить о том, как она будет работать с вами во время проведения собрания.