107 081 093 009 027 007

Разработка подробной программы мероприятия

Цель этого модуля — обогатить деталями структурную основу повестки дня, разделенной на части. Необходимо детализировать форму и состав каждого элемента и ответить на вопросы: «Кто, что, как и когда?

» и оценить временной график и материально-техническое обеспечение каждого элемента. Представление о том, что на этом этапе можно получить четко выписанный, разложенный по полочкам продукт, во многих отношениях является иллюзорным.

Еще ни одно мероприятие не прошло в точном соответствии с планом, но структура, дисциплина и ясность, которые дает подробная повестка дня, имеют решающее значение. Как говорится, «план очень полезен; получаете нечто, от чего можете отклониться, и знаете, почему вы решили поступить именно так». Каждый элемент детализированной повестки дня является результатом некоторого количества решений, связанных с выбором и принятых командой разработчиков.

Настоящий раздел является руководством по принятию каждого из таких решений и связывает их с примером собрания по разработке и внедрению стратегии. Хотя в этом разделе и приводится список возможных вариантов, наблюдение, специальная подготовка и работа с квалифицированными практическими специалистами — это лучшие способы развития нужных навыков.

Кто или что служит лучшим источником необходимой информации?

Для некоторых модулей, например для «Диагноза состояния дел в организации», вся большая группа является лучшим источником информации. В модулях, во время которых выступают независимые докладчики, необходимо принять ряд решений, связанных с выбором, исходя из того, что нужно услышать группе, из чьих уст, от скольких человек.

В других модулях, подобных «Точке зрения руководителя», отдельный индивидуум или вся группа исполнительного руководства может располагать информацией, необходимой группе. В некоторых ситуациях нужная информация должна поступать из подгрупп, входящих в состав большой группы участников, например, от групп из представителей разных подразделений, отвечающих за вопросы качества, от одного департамента или от отдельного участка.

Каков характер работы, которую необходимо выполнить? Характер работы, выполняемой в ходе каждого модуля, может быть различным.

Подобная работа может быть направлена и на понимание (как во время презентаций руководителей и клиентов), и на анализ (как во время диагностики состояния дел в организации). К ней относятся и такие виды деятельности, как творчество (разработка предпочтительного будущего), выдача рекомендаций (во время модуля «Обратная связь участников в связи с проектом стратегии и планированием действий в масштабах всей системы») и принятие решений (внесение корректив в стратегию, осуществляемое руководителями и голосование по вопросам планирования действий в масштабах всей системы).

Эти разнообразные виды деятельности оказывают влияние на все: от того, каким образом модули будут представлены группе, до формы, хода и деталей формулировок заданий, над выполнением которых работает группа. Каков наиболее подходящий состав рабочей группы для выполнения каждой задачи?

Конфигурация рабочих групп меняется в ходе мероприятия по осуществлению стратегических перемен в реальном времени, в зависимости от выполняемых задач. В примере повестки дня, и более подробно выписанном в приложении, участники оставались в составе максимально смешанных групп в течение всего первого дня мероприятия.

Во время модуля «Валентинки» группы были перераспределены по отделам, затем участники работали индивидуально над составлением кратких записок о предпочтительном будущем, сотрудничали в произвольно выбранных группах, разрабатывая планы действий в масштабах всей системы, а затем встречались в составе своих обычных рабочих групп во время модуля «Планирование действий по возвращении к работе». В рамках каждого модуля существует бесконечное множество вариантов.

Это могут быть презентации, сессии вопросов и ответов, углубленные дискуссии.

Решения, связанные с выбором, принимаемые вами, должны вытекать из ваших уникальных потребностей и имеющихся возможностей. Насколько сильное влияние должны оказывать участники на результаты модуля?

Сила влияния участников на конкретные модули определяется сочетанием их желаний и потребностей их руководителей. В одних организациях некоторые части стратегии не могут быть открытыми для вклада со стороны участников.

В приведенном примере повестки дня участники имели возможность предложить изменения для внесения их в стратегию.

В других организациях участников привлекают и к разработке, и к пересмотру стратегии.

И, наконец, большинство модулей предназначено для того, чтобы стимулировать совместное творчество. «Диагноз состояния дел в организации», «Валентинки» и «Планирование действий по возвращении к работе» — все эти модули служат примерами обмена ответственностью и подотчетностью.

О каких отрезках времени идет речь в каждом модуле?

Различные модули ориентируются на различные отрезки времени и, следовательно, служат достижению разных целей.

Например, выполнение задания «Наши истории» дает участникам возможность изучить опыт прошлых лет, оценки по окончании каждого дня мероприятия представляют собой текущий «моментальный снимок» ситуации, а модули «Предпочтительное будущее» и «Планирование действий в масштабах всей системы» позволяют участникам заглянуть в будущее. Как в ходе процесса учитываются различия между стилями?

Во время подавляющего большинства традиционных собраний многочисленных групп участники вынуждены большую часть времени пассивно сидеть, как зрители в театре, выслушивать продолжительные речи, смотреть слайдовые или проекционные презентации и ждать редкой возможности высказать свое мнение вслух.

В противоположность таким собраниям, на мероприятиях по осуществлению стратегических перемен в реальном времени применяется огромное разнообразие технических приемов и процессов. Модели и концепции, подобные «Формуле перемен», являются привлекательными для людей на интеллектуальном уровне.

Задания, связанные с описанием предпочтительного будущего, пробуждают в участниках их интуитивные надежды и желания. За презентациями почти всегда следуют дискуссии за столами, в противовес им также проводятся сессии типа «напиши и прочитай» и «напиши и проголосуй».

Хотя определенная часть этих мероприятий и посвящена общению с окружающими, имеются также возможности для индивидуального усвоения новых данных и для личного осмысления происходящего.

Чередование этих методов и процессов в ходе мероприятия, длящегося несколько дней, позволяет участникам сохранять заинтересованность и побуждает их к тому, чтобы внести лучший вклад в общее дело — независимо от личных стилей и предпочтений. Какими способами участники могут обмениваться информацией?

Мы применяем ряд методов для того, чтобы гарантировать, что голос каждого человека будет услышан во время заседания небольших групп. Это могут быть личные представления, мозговые штурмы и дискуссии.

В больших группах применяются другие полезные приемы. Это процесс презентации/открытого форума, доклады, краткие сообщения с мест, сессии типа «запиши и прочитай» и «запиши и проголосуй».

Благодаря этим категориям команды разработчиков получают возможность выбора из ряда вариантов, которыми пользуются либо по отдельности, либо в сочетании, по ходу конкретного модуля. Приведем несколько рекомендаций и советов относительно этой фазы процесса.

В ходе разработки подробного проекта команде разработчиков следует помнить о потребностях участников, постоянно задавая себе такие вопросы, как: «Смогли бы мы ответить на эти вопросы в такой последовательности?

«, «А хотелось бы нам отвечать на них?», «Что это нам даст?», «Что бы нам хотелось делать дальше?

«. Группа также должна принять во внимание, на сколько различных групп нужно будет разделить участников для работы, как часто каждому участнику придется перемещаться из одной группы в другую и долго ли участники будут работать в составе этих вновь сформированных групп. Не будут ли люди чувствовать себя согнанными в стадо?

Смогут ли они функционировать на уровне, необходимом для выполнения новой группой конкретного задания? Команда разработчиков должна ответить на подобные вопросы, прежде чем принять окончательное решение.

Небольшие задачи, такие, как составление расписания сессий типа «напиши и прочитай» и «напиши и проголосуй», лучше всего выполнять в сочетании с продолжительным перерывом, чтобы сэкономить время. Команда разработчиков также должна изучить различные способы выполнения аналогичных заданий, чтобы участникам никогда не было скучно.

Например, вы можете принять решение об организации двух сессий типа «напиши и проголосуй» в ходе одного мероприятия. Во время одной из сессий можете попросить участников отметить галочками пункты, с которыми они согласны, а во время другой можно применять условные обозначения, скажем, звездочки и точки.

Даже незначительные вариации, подобные этим, способствуют тому, чтобы аналогичные задания не показались участникам повторяющимися. Команда разработчиков должна проявить терпение.

Разработка мероприятия длительностью в два или три дня требует напряжения сил. Принимая во внимание временные ограничения, вы можете решить сосредоточиться на тех вопросах, ответить на которые могут только члены организации, например, на формулировках конкретных заданий или выборе тем для докладов.

Впоследствии, в перерывах между заседаниями команды разработчиков, консультанты смогут позаботиться о таких вещах, как детали материально-технического обеспечения.

Другим способом оптимального использования времени является внимательное наблюдение за уровнем энергии членов команды разработчиков.

Если люди чувствуют себя беспомощными и надежды на реальное изменение практически нет, может оказаться полезным проведение мозгового штурма на тему: «Господи, как это все ужасно!» для того, чтобы выплеснуть всю отрицательную энергию наружу, а затем вернуться к выполняемой задаче.

К тому же наблюдайте за изменениями групповой динамики во время работы команды разработчиков. Благодаря размышлению над процессом своей работы у группы, как у реальной организации в миниатюре, могут появиться новые идеи, связанные с разработкой проекта.

И одно последнее замечание: лучшие собрания команды разработчиков также приносят радость.

Принятие решения о том, как наиболее мудро использовать время сотен людей, — это сложнейшая задача. Немного юмора очень поможет вам в том, чтобы работа стала приятной, продуктивной и эффективной.

Читайте так же:

Комментарии запрещены.

Последние публикации