Этот модуль, как и модуль приветствия и цели, параллелен масштабным групповым мероприятиям. Таинственный туман процесса планирования, осуществляемого командой разработчиков, рассеивается благодаря изучению того, что будет происходить, почему и каким образом.
Один из консультантов проводит обзор повестки дня, которую обычно записывают на лекционном плакате. Этот консультант описывает весь процесс как путешествие.
Оно начинается со сбора людей, многие из которых даже незнакомы друг с другом, а заканчивается созданием эффективно работающей команды разработчиков, которая создает привлекательную, продуктивную повестку дня предстоящего мероприятия по осуществлению стратегических перемен в реальном времени. На этом раннем этапе процесса люди все еще проявляют довольно скептическое и сдержанное отношение.
Из информации, имеющейся на лекционных плакатах, следует, что заседание является рабочим. Также очень важно дать людям знать о том, что это заседание не предназначено для того, чтобы просто утвердить формулировку цели и повестку дня, «спущенные сверху».
На протяжении предстоящей пары дней команда разработчиков должна заниматься созданием повестки дня. Все, что может сделать консультационная группа для того, чтобы указать на отличие данного заседания от обычной рабочей встречи, должно давать людям возможность скорее выйти на игровое поле, покинув зрительские места. Что касается материально-технического обеспечения, вам потребуется хорошо освещенная комната, желательно с окнами.
Солнечный свет и свежий воздух имеют большое значение для того, чтобы пробудить в людях их творческие способности, — в этом полезна любая мелочь. Обычно люди сидят вокруг стола, разместившись в форме подковы или прямоугольника.
Полезным дополнением может служить устройство небольших мест для отдыха в той же комнате.
Легкие закуски, подаваемые в комнату, где проводится заседание, или в соседнее помещение (для смены обстановки), позволят команде разработчиков лучше сосредоточиться на выполняемой задаче. Запланируйте перерывы в соответствии с потребностью в них людей: необходим как минимум один перерыв в первой половине дня и один — во второй.
Такие перерывы помогут группе добиться успеха в проведении напряженных дискуссий, особенно если группа достаточно многочисленная или если в организации открытые дебаты не являются общепринятыми.