Цель этой части заседания команды разработчиков — позаботиться о том, чтобы руководящей группе, членам команды разработчиков, группе, ответственной за материально-техническое обеспечение, и членам консультационной группы были известны планы на период от настоящего момента до начала мероприятия. Всегда полезно еще раз окончательно пересмотреть повестку дня, чтобы убедиться в том, что люди покинут заседание команды разработчиков, имея четкое представление о своей собственной роли, ответственности и задачах.

Поговорка о том, что «детали — это самое неприятное», конечно, применима и к технологии стратегических перемен в реальном времени. Незначительные оплошности, допущенные на глазах у нескольких сотен человек, словно под увеличительным стеклом, приобретают грандиозное значение.

Типичная неразрешенная проблема, выявляемая на этом этапе, бывает связана с поиском лучших докладчиков для проведения презентаций во время мероприятия.

Некоторые последующие шаги включают в себя определение задач материально-технического обеспечения, таких, например, как создание максимально смешанных групп для работы за столами, организация питания участников, заказ билетов и бронирование мест в гостиницах, определение дат последующих заседаний команды разработчиков.

Команда должна обсудить, как и когда участников нужно пригласить на мероприятие, какая предварительная информация, если таковая необходима, может оказаться полезной и вдохновляющей для них. Членам команды разработчиков нужно сообщить о том, что они должны будут задерживаться по окончании каждого дня мероприятия для прочтения оценок. Они должны побеспокоиться о своем транспортном обслуживании и о решении бытовых проблем.

В качестве окончательной оценки неплохо было бы, чтобы каждый сказал несколько слов о том, с какими чувствами покидает заседание команды разработчиков.