Заказ и хранение материалов — еще одна вспомогательная задача, которую необходимо выполнить команде материально-технического обеспечения до начала проведения собрания. Подставки, планшетные блокноты, маркеры и клейкая лента, а также «звезды» и «точки» для голосования «за» или «против», являются основными материалами, необходимыми для проведения собрания.
Вам также понадобятся карандаши, блокноты и папки с индивидуальными заданиями для каждого участника.
Все тезисы с индивидуальными заданиями должны быть размножены, подобраны, пересчитаны в комплектах и полностью готовы к тому моменту, когда они будут розданы участникам.
Наличие дополнительных копий плана мероприятия поможет наблюдателям, докладчикам и команде разработчиков следить за вспомогательной работой. Команда должна подходить к распространению материалов не с позиции эффективности, а с точки зрения удобства использования их участниками.
Например, если участников могут смутить некоторые документы, которые еще не обсуждались, раздавать их следует по условному знаку.
Это означает, что координатор должен просто объявить: «Члены команды материально-технического обеспечения сейчас раздадут вам…» — и таким образом подать знак команде материально-технического обеспечения о необходимости раздать требуемые документы группам за столами. Было бы невнимательным с моей стороны описывать, каким образом используются материалы, не упомянув о том, какой нелюбовью пользуются эпидиаскопы и слайд-проекторы на собраниях больших групп.
Использование такого оборудования никогда не давало хороших результатов. Выключая свет, вы подаете участникам сигнал, что период общения завершен.
Раздаточные материалы проявили себя как более действенное средство распространения информации среди большой группы. Люди могут делать заметки на полях документов, а не конспектировать информацию с экрана, которую и прочитать-то могут с трудом.
Тезисы, полученные после завершения доклада, могут не заинтересовать участников и не побудить их к прочтению и изучению документов.
Кроме того, докладчики, как правило, работают в более тесной связи с аудиторией, если в руках у них имеются тезисы. Наконец, во многих организациях эпидиаскопы и проекторы не будут восприняты как признаки того, что стратегические изменения в реальном времени действительно начались.
В ходе собрания нарабатывается огромный объем информации.
Большая его часть изображается на плакатах. Сверяясь с командой разработчиков и/или командой лидеров, члены команды материально-технического обеспечения могут определить, какие материалы следует напечатать, в какие сроки, что следует сохранить для использования в будущем.
Документы, которые потребуется сохранить для последующего использования, следует аккуратно промаркировать, с указанием темы собрания, номеров страниц и группы, принимавшей участие в работе над ними, в соответствующих случаях.
Чем быстрее можно распространить материалы среди участников, тем лучше. Например, когда мы работали с Marriott, они часто начинали вносить исправления во все необходимые документы непосредственно в ходе собрания по воплощению стратегических перемен в реальном времени.
Выводы, сделанные во время утренних заседаний, были отпечатаны, размножены, собраны и подготовлены к распространению уже во время дневных заседаний. Хотя при таком подходе значительно возрастают расходы, что связано с необходимостью задействовать дополнительные компьютеры, копировальные аппараты, операторов компьютерного набора и дополнительное пространство, отдача оправдывает их. Такой подход особенно приемлем для тех случаев, когда возникает необходимость создания общей базы данных, обмена знаниями, обсуждения возможностей реализации каких-либо инициатив, что требует быстрого объединения и оборота имеющейся информации в наиболее удобной форме.
Результат в такой форме также поможет участникам объяснить, что происходило на собрании, людям, не присутствовавшим на нем. Обязанности команды материально-технического обеспечения в отношении материалов заканчиваются по завершении работы с документацией после закрытия собрания. Сюда относится печать, редактирование, копирование и быстрая рассылка документов участникам вместе с итогами, подведенными в заключительный день, которые должен предоставить один из консультантов.
Время имеет решающее значение независимо от того, будет ли документация использоваться для информирования тех, кто не попал в число участников, о целях и итогах мероприятия, будет ли она положена в основу дальнейшего детального планирования работы группы или послужит напоминанием об имевших место инициативах.