Краткие личные официальные представления служат двум основным целям: 1. Способствуют созданию у людей сознательной осведомленности о составе организации в целом, привлекая внимание к различным уровням, функциям и ролям, представленным участниками заседания. 2. Способствуют формированию фундамента для такого типа коллективной работы, который необходим для достижения цели в разработке процесса, столь критически важного для успеха организации в будущем.
Несколько простых, заданных к месту вопросов подготавливают основу для вовлечения участников группы в процесс разработки.
Каждый может узнать, кто входит в состав команды, где работают эти люди, что они делают, познакомиться с историей их работы в организации и карьеры в целом.
Также можно хотя бы немного узнать о том, что известно каждому участнику о потребности в изменениях, как они стали членами этой группы и чего от них ожидают другие.
Мы нередко предлагаем воспользоваться стилем «собрания квакеров» («Если душевное состояние побуждает вас высказаться, говорите»).
Эти представления обычно длятся одну-две минуты каждое, поэтому вам нужно внимательно следить за временем и за интересом, проявляемым группой.
Задав несколько уточняющих вопросов, можно прервать краткое представление. Это сигнализирует о том, что на этом собрании людей поощряют к получению информации от других.
Возможно, до модуля приветствия и цели люди знали очень мало о потребности в изменениях. Обсуждение того, что известно участникам, помогает сформировать следующий пункт повестки дня о предпосылках и истории технологии.
И наконец, в собраниях команд разработчиков нередко участвуют наблюдатели.
Тому есть множество разных причин.
Наблюдатели должны представиться команде и объяснить, почему они здесь присутствуют. В нашем контексте наблюдатель — это условное название «человека, не имеющего права высказываться».
В одних случаях они могут учиться тому, как следует организовывать заседания команд разработчиков.
В других ситуациях могут быть представителями разных подразделений или частей организации, изучающих способы применения технологии стратегических перемен в реальном времени.
Расположившись подальше от стола, за которым ведут дискуссию члены команды разработчиков, наблюдатели быстро сливаются с фоном, в то же время приобретая ценные знания для себя и для своей организации. «Осмотревшись в зале, где проводилось первое заседание команды разработчиков, я увидел, что наша группа состояла из совершенно разных людей, — говорит Леонард Кэрон, специалист по контролю, работающий на стекольном заводе компании Ford Motor в Дирборне, штат Мичиган.
— Мне было интересно, чем же смогут помочь люди, которые не связаны с производством. Все мы чувствовали себя неловко.
По ходу действия и сотрудники, получающие оклады, и рабочие, чей труд оплачивается почасово, пришли к согласию — все мы решили, что необходимо внести изменения и с той, и с другой стороны.
О повестке дня немного поспорили. К тому же мы были обеспокоены тем, что остальные будут считать нас особой группой.
Нас тревожило то, а не станем ли мы средством манипулирования, поскольку у нас не было уверенности в серьезности намерений руководства относительно изменений.
Но в этих заседаниях чувствовалась особенная энергия, которая была мне по душе. Все говорили честно, и это показалось добрым предзнаменованием».