Команда консультантов в процессе мероприятия занимается вопросами материально-технического обеспечения. Сюда включаются вопросы коммуникации, планирования, подготовки и разработки программы собрания, чтобы для участников собрание казалось гладким, плавно протекающим процессом.
Также сюда входят вопросы перепланирования, переподготовки и пересмотра программы мероприятия.
В связи с динамической природой таких мероприятий консультанты должны создать прочные партнерские отношения с руководителем команды материально-технического обеспечения, вследствие чего будут созданы условия для открытости, доверия, откровенности и взаимной поддержки.