«Среди людей, желающих добровольно вступить в группу материально-технического обеспечения в нашем учреждении, всегда царило значительное воодушевление, — объясняет Анита Диас, руководитель проекта по внедрению системных перемен в культуру учреждения METRO. — Даже если все эти задачи являются второстепенными, такой опыт незаменим с точки зрения возможности работы в команде, и люди испытывают чувство настоящей причастности к тому, что мы создаем. Они находятся в самом центре событий.
Если их постигнет неудача, мы тоже не добьемся успеха. День, предшествующий собранию, — это время, дающееся для того, чтобы убедиться, что люди понимают свои роли и что все готово для проведения собрания».
Цель данного этапа работы состоит в том, чтобы проверить, готовы ли руководители, группы материально-технического обеспечения и консультирования, а также персонал организации, предоставляющей вам помещение для проведения собрания, соответственно руководить процессом, оказывать поддержку участникам и решать вопросы материально-технического обеспечения.
День, предшествующий собранию, представляет собой последний контрольный этап перед тем, как сотни людей начнут рассаживаться за столами «макс-микс». В каждой организации последний день подготовки к собранию имеет свои отличительные особенности.
Например, руководители могут захотеть пересмотреть проект собрания. В других случаях они стремятся получить обратную связь в отношении презентации, которую планируют провести для большой группы сотрудников.
Некоторые лидеры даже хотят лично убедиться, что группа материально-технического обеспечения сделала все необходимые приготовления, а бывает так, что руководители желают затратить какое-то время, рассказав о руководящей группе или о том, как люди в их организации реагируют на процесс стратегических перемен в реальном времени и на предстоящее собрание. В течение всего последнего дня подготовки группы консультирования и материально-технического обеспечения, а также персонал организации, сдающей в аренду помещение, выполняют функции планирования, подготовки, контроля качества и координирования действий.
Последний пошаговый анализ проекта консультантами и «царем обеспечения» также производится таким образом, чтобы можно было предсказать реальный результат. День, предшествующий собранию, также предоставляет группе консультирования последнюю возможность подготовиться, пока не поднимется занавес и внимание консультантов всецело не займут происходящие события.
Во время такой подготовки представителям группы необходимо согласовать конкретные функции, которые каждый из них будет выполнять в первый день собрания, например, распределить обязанности по оказанию поддержки в каждом модуле. (Не стоит распределять роли на весь период собрания, поскольку в ходе его проведения повестка дня часто подвергается изменениям.
) Кроме того, консультанты должны договориться между собой о том, какого рода поддержку им потребуется оказать друг другу в течение последующих нескольких дней, чтобы можно было сосредоточить коллективные усилия на стоящих перед группой задачах. Последний день подготовки представляет собой главный «момент истины» для команды материально-технического обеспечения, поскольку именно в этот день они впервые точно понимают, насколько хорошо могут продемонстрировать первоклассную подготовку участникам собрания.
Это день ускоренного развития, когда необходимо четко определить функции и обязанности и когда формулируется более четкий план предстоящей работы. Гибкость, быстрота реагирования, творческое мышление и чувство юмора — качества, которые дадут множество преимуществ «царю обеспечения» и представителям его команды при решении существующих и потенциальных проблем.
Результаты работы в течение дня, предшествующего собранию, могут показаться незначительными людям, мыслящим глобальными категориями, но не стоит обманываться.
Такие результаты представляют собой абсолютно необходимые компоненты успешного проведения собрания в рамках стратегических перемен в реальном времени.
Помещение и его системы обеспечения (свет, акустика и система общественного питания), а также люди, отвечающие за функционирование таких систем, должны быть готовы начать работу утром следующего дня. В некотором смысле последний день подготовки напоминает реальное заседание, которое будет проводиться на следующий день.
Потребности заинтересованных сторон, которые вы пытаетесь удовлетворить сегодня, меркнут по сравнению с тем количеством проблем, с которыми придется столкнуться во время собрания, однако приобретенные практика и опыт станут для вас ключевыми факторами эффективного управления ситуацией. Будущее всей организации в значительной степени зависит от того, что произойдет в течение нескольких последующих дней.
Руководители вложили много средств, решив применить данную технологию, и они чрезвычайно рискуют. Группа материально-технического обеспечения уже посвятила длительное время подготовке к проведению этого собрания, а наиболее трудная и интенсивная работа для них все еще впереди.
Ваша группа консультирования взяла на себя сложную и ответственную задачу, которая тоже требует значительных вложений и немалой доли риска. Завтра перейдете к следующей стадии процесса, поэтому возможно, что вы напряжены и волнуетесь немного больше обычного.
Легкий стиль общения и проявление чувства юмора способны существенно облегчить создание у людей необходимого настроения, чтобы добиться от них хорошей работы во время всего процесса перемен, который будет происходить в течение последующих нескольких дней.